Incontestable liaison entre les malades et le professionnel de la santé, le/la secrétaire médical(e) occupe une place non négligeable dans l’établissement où il/elle exerce. Il/Elle se charge non seulement de l’accueil des patients, mais aussi des procédures et du suivi de chaque patient en termes d’administration. Sa profession est importante, dans la mesure où il/elle veille au bon déroulement des activités de la structure au sein de laquelle il/elle travaille. Vous êtes à la recherche d’une formation de secrétaire médicale ? Dans cet article, découvrez les principaux points à connaître sur ce métier, notamment les missions de cet employé, ses conditions de travail, la formation à suivre pour prétendre à cette profession, les qualifications requises et le salaire que peut gagner ce professionnel.
En quoi consiste le métier de secrétaire médicale ?
Également appelé secrétaire assistant(e) médico-social(e) ou SAMS, le /la secrétaire médical(e) se voit confier des missions qui sont à la fois nombreuses et variées. Les tâches vont au-delà des travaux traditionnels de secrétariat, à l’instar de la tenue du standard téléphonique, de la prise de rendez-vous, de la saisie et la sauvegarde des documents…
En effet, en plus d’assurer la gestion des plannings et des rendez-vous et de répondre au téléphone, il/elle se charge de l’accueil des patients. Il/elle est parfois amené(e) à assister le médecin lorsque cela s’avère nécessaire. Le/la secrétaire médical(e) est donc un(e) professionnel(le) polyvalent(e). Et parce qu’actuellement tout est numérisé, l’assistant médical(e) est formé(e) à Internet et aux outils informatiques.
Par ailleurs, comme l’intitulé du métier laisse paraître, le/la secrétaire médical(e) œuvre dans la branche médicale. Il/elle peut être embauché(e) au sein d’une structure médico-sociale du secteur privé ou public, ou dans un service social. Pour résumer, le/la secrétaire médical(e) se charge généralement des tâches ci-dessous :
- Accueil des patients ;
- Prise de rendez-vous et planification des analyses et examens effectués par des experts du service ;
- Établissement, gestion et classement des dossiers médicaux des malades ;
- Prise en charge des tâches administratives ;
- Gestion du matériel médical et du stock de médicaments…
En outre, son travail revêt une dimension humaine. Son rôle et ses attributions impliquent inévitablement un contact humain en permanence. Ainsi, c’est à ce professionnel que revient le rôle de réconforter les patients. Il est tenu de répondre à toutes les interrogations de ces derniers. Si besoin est, le/la secrétaire médical(e) peut les orienter. Et par-dessus tout, cet employé doit à tout prix respecter le secret médical.
Bref, dans le cadre de son travail, le/la secrétaire médical(e) doit aussi bien apporter son soutien aux patients qui viennent consulter qu’à l’équipe soignante. Véritable bras droit du médecin, cet(te) employé(e) doit posséder des connaissances médicales, technologiques et administratives.
Quelles sont les conditions de travail du/de la secrétaire médical(e) ?
Le/la secrétaire médical(e) travaille dans le secteur médical. En fonction de son lieu de travail, ses missions peuvent être totalement distinctes. L’assistant(e) médical(e) peut exercer sa profession dans diverses structures privées ou publiques, pour ne citer que les suivants :
- Les hôpitaux ;
- Les cliniques ;
- Le cabinet médical spécialiste ou généraliste ;
- La caisse d’assurance maladie ;
- Le tribunal pour enfants ;
- Les laboratoires d’analyses ;
- Les centres d’imagerie médicale ;
- Les maisons de retraite ;
- Les dispensaires…
Le/la secrétaire médical(e) assure la liaison entre le médecin et les patients, tant par téléphone que physiquement. Il/Elle est en relation étroite avec le personnel médical, pour qui il/elle s’occupe de la gestion des demandes et de l’administration. Dans la mesure où il peut être utile de passer des commandes de fournitures ou de matériel en tout genre au sein d’un organisme médical, l’assistant pourra également être en contact avec les fournisseurs.
Son travail s’accomplit usuellement à plein temps. Comme la plupart des employés, le/la secrétaire médical(e) a des horaires de bureau. Toutefois, il peut arriver que ses horaires soient majorés. Il se peut aussi qu’elle travaille avec une équipe, dans le cas où l’organisation dans laquelle elle travaille compterait plus d’une secrétaire médicale.
Quelle formation pour devenir secrétaire médicale ?
Pour devenir secrétaire médical(e), il est possible de suivre des cours en ligne. En fonction du centre de formation que vous intégrez, les cours peuvent durer entre 450 heures et 900 heures, s’étalant sur 6 mois à une année. La formation inclut un stage obligatoire dont la durée peut varier de 6 à 8 semaines. Cela permettra à l’étudiant(e) de se constituer un dossier professionnel, en vue d’attester les résultats de ses examens.
La majorité des programmes de formation offrent la possibilité d’entreprendre un stage. Ils proposent également des placements dans une clinique médicale pour bénéficier d’une première expérience professionnelle, avant de véritablement entrer dans l’univers professionnel en candidatant pour un poste dans la branche médicale.
À l’issue de votre formation, vous pourrez obtenir un diplôme de secrétaire médical(e) ou un titre professionnel reconnu par les entreprises œuvrant dans le secteur médical. Ainsi, si vous voulez travailler en tant que tel, il vous faudra simplement vous inscrire à une formation diplômante d’au moins six mois, dans un centre spécialisé. Vous pouvez alors recevoir un Titre professionnel de Secrétaire-assistant médico-social, reconnu comme niveau IV par le RNCP.
L’unique condition pour pouvoir suivre cette formation est la détention d’un titre ou d’un diplôme de niveau V, tel qu’un BEP ou un CAP. Dès lors que vous obtiendrez votre diplôme, vous pourrez immédiatement commencer à travailler comme assistant(e) médical(e) ou médico-social(e) dans cabinet médical ou autre organisme privé.
D’autre part, si vous projetez d’exercer dans un centre de santé publique, il vous sera nécessaire de travailler dans l’administration publique. Dans ce contexte, la réussite du concours de secrétaire médical(e) et social(e) est indispensable. Vous pouvez le passer si vous êtes titulaire du Bac. Afin de maximiser vos chances, après le baccalauréat, n’hésitez pas à suivre une formation à la préparation de concours de la fonction publique. Vous pouvez également le faire au cours de votre année en terminale ou même pendant que vous êtes en activité professionnelle.
Comment préparer la certification de secrétaire médical(e)?
La certification professionnelle de secrétaire médical(e) implique un examen, que vous devez passer au terme de votre formation certifiante. Cet examen requiert une bonne préparation. Ainsi, lorsque vous aurez terminé votre formation de secrétaire médicale, un jury se chargera de vous évaluer. Pour déterminer si oui ou non vous méritez votre titre professionnel SAMS, vous aurez à effectuer diverses épreuves, en l’occurrence :
- Une mise en situation professionnelle qui comporte une épreuve orale et écrite ;
- Un entretien technique qui s’accomplit à l’oral ;
- Un entretien final qui est également oral.
Ce qu’il faut savoir sur l’examen de mise en situation professionnelle
Cette première épreuve s’exécute en 5 heures 15 minutes. Elle repose sur une organisation fictive du domaine médical et est répartie en deux épreuves. La première consiste en une mise en situation écrite d’une durée de 4 heures 30 minutes. Lors de cette épreuve, vous aurez à étudier plusieurs situations professionnelles, à procéder à des traitements de dossiers et à rédiger les documents relatifs à ceux-ci. Pour la seconde épreuve, la mise en situation orale qui dure 45 minutes, vos compétences au téléphone et en face à face seront jugées.
L’entretien technique et l’entretien final
Pendant l’entretien technique qui dure une demi-heure, le jury évaluera vos travaux écrits ainsi que les résultats de votre mise en situation professionnelle. Pour cela, il se basera sur une série de questions permettant d’analyser vos compétences et vos connaissances. Cet entretien aidera le jury à savoir si vous maîtrisez les points suivants :
- Vous êtes à même de programmer et organiser les activités de votre équipe ;
- Vous êtes en mesure de classer et archiver des dossiers dans un ordre précis ;
- De vous charger de l’administration, mais également l’aspect médical et social de votre travail ;
- Vous savez planifier les opérations en rapport avec les patients.
Quant à l’entretien final, il constitue la conclusion de votre examen. Durant 15 minutes, le jury communiquera avec vous pour la dernière fois. Il contrôlera vos connaissances sur les fonctions et rôles de la secrétaire médicale.
Les compétences nécessaires au poste de secrétaire médical(e)
Pour exercer votre métier de secrétaire médical(e) dans des conditions optimales, vous devez détenir certaines qualifications et compétences. En premier lieu, vous devez aimer l’univers médical et avoir beaucoup de motivation. Au cours de l’exercice de votre activité, vous devez vous conformer au secret professionnel.
Toujours souriant(e), vous devez veiller au bon fonctionnement et à l’harmonie du cabinet médical ou du service de secrétariat. Vous devez en outre faire preuve de polyvalence, car vous assisterez un médecin, qui vous confiera toutes les tâches administratives. En même temps, votre travail inclura la planification du travail des médecins et de tout le personnel médical. Parallèlement à cela, vous devez rester à l’écoute des patients.
Et ce n’est pas tout. Le poste de secrétaire médical(e) exige une grande autonomie, plusieurs responsabilités et une grande aptitude à travailler en équipe. En occupant ce poste, vous devrez avoir un excellent sens du relationnel et beaucoup de diplomatie. Ceci est aussi bien valable avec votre équipe médicale qu’avec les malades qui viennent en consultation. Peu importe la situation à laquelle vous devez faire face, vous devez savoir vous adapter et à être patiente.
Quel est le salaire d’une secrétaire médical(e) ?
La rémunération d’un(e) secrétaire médical(e) varie selon l’organisme dans lequel il/elle travaille et de son ancienneté. Dans le secteur public, ce type de professionnel, catégorisé en classe normale, peut gagner environ 1 450 euros lorsqu’il débute. Le montant peut évoluer ensuite jusqu’à 2 150 euros.
Dans la branche privée, le salaire brut peut aller jusqu’à 1 550 euros pour un assistant médical débutant. Vous l’aurez donc constaté, le salaire du secteur privé se révèle plus élevé que celui des salariés du secteur public. Si vous travaillez dans le privé et que vous avez 5 années d’expérience, votre rémunération brute tournera autour de 2 000 euros. Si vous avez plus de 5 ans d’ancienneté, votre salaire brut atteindra 2 500 euros.
Si vous travaillez dans le secteur privé, mis à part l’ancienneté, d’autres critères peuvent avoir un impact sur votre salaire. En effet, plus vous aurez de responsabilités et de compétences, et plus vous serez bien rémunéré. Dans tous les cas, tous secteurs confondus, le salaire d’un(e) secrétaire médical(e) varie entre 1 450 euros et 2 500 euros.